Hướng dẫn cách viết một mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp

117 Lượt xem

Bạn đang gặp khó khăn khi viết một mẫu báo cáo công việc làm sao để chuyên nghiệp và gây được ấn tượng tốt với cấp trên. Hãy đọc ngay bài viết của chúng tôi dưới đây để có thêm nhiều thông tin cũng như kỹ năng viết một mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp nhé. 

1. Mẫu báo cáo công việc có ý nghĩa gì?

Tại sao phải viết báo cáo công việc và mẫu báo cáo công việc có vai trò cũng như ý nghĩa gì? Mẫu báo cáo công việc là tổng hợp thống kê kết quả, quá trình làm việc trong một thời gian cũng như trong một đơn vị tổ chức làm việc. Mẫu báo cáo sẽ được nộp lên cấp trên để đánh giá cũng như nắm bắt được tình hình của công việc các bộ phận dưới.

Mẫu báo cáo công việc có ý nghĩa gì?Mẫu báo cáo công việc có ý nghĩa gì?

Tùy vào tính chất cũng như nội dung của báo cáo, mẫu báo cáo sẽ phụ thuộc vào đó để trình bày ngắn hoặc dài. Miễn sao đầy đủ những nội dung cần thiết của chủ đề báo cáo đó. Một mẫu báo cáo chuyên nghiệp không chỉ đạt chất lượng về nội dung mà còn cần đạt chất lượng về hình thức. Mẫu báo cáo cũng là một trong những yếu tố thể hiện trình độ năng lực của bản thân trong công việc, đây cũng là một cơ hội tốt giúp bạn gây ấn tượng với sếp và thăng tiến trong công việc.

Có rất nhiều các mẫu báo cáo khác nhau, có mẫu báo cáo ngắn nội dung chỉ trong một trang A4 nhưng cũng có những báo cáo cần báo cáo dày thành các tập. Chính vì thế chúng tôi sẽ không hướng dẫn bạn cụ thể những nội dung cần có trong đó vì tùy chủ đề sẽ có cách phân  tích và báo cáo khác nhau. Nên chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn về các trình bày các vấn đề cần chú ý về mặt hình thức trong một mẫu báo cáo cần có.

Dưới đây chúng tôi sẽ giới thiệu qua đến các bạn một vài mẫu báo cáo tiêu biểu mà bạn hay gặp trong công việc:

- Mẫu báo cáo công việc hàng ngày của nhân viên: đây là mẫu tự đánh giá bản thân trong công việc dành cho các nhân viên trong công ty tự đánh giá được bản thân để làm việc hiệu quả.

- Mẫu báo cáo công việc theo kế hoạch tuần và tháng, quý của công ty

- Mẫu báo cáo công việc tổng kết các kết quả trong một năm

Ngoài ra còn có nhiều mẫu báo cáo theo dự án làm việc. Chính vì thế chúng ta không thể kiểm soát được những nội dung trong một mẫu báo cáo. Chỉ có người làm mẫu báo cáo mới có thể phân bố chính xác. Mà người làm mẫu báo cáo đó cần có kiến thức cũng như trình độ chuyên môn chuyên nghiệp.

2. Lập kế hoạch báo cáo công việc

Trước tiên để viết một mẫu báo cáo công việc chuyên nghiệp và gây ấn tượng được với cấp trên bạn cần lên kế hoạch trước cho nội dung của mẫu báo cáo đó, cần có gì, triển khai những nội dung gì. Để khi bạn bắt đầu viết thì không gặp những khó khăn về nội dung không đồng nhất và mạch lạc trong công việc.

Lập kế hoạch báo cáo công việc

2.1. Xác định mục đích và chủ đề báo cáo

Bao giờ viết một mẫu báo cáo công việc bạn cũng cần xác định cho nó về chủ đề của mẫu báo cáo là gì. Nếu không có chủ đề thì không thể triển khai được công việc. Trong một số trường hợp, bạn có thể đã được yêu cầu báo cáo. Mục đích hoặc chủ đề của bạn có thể sẽ được bao gồm trong yêu cầu. Nếu bạn không chắc chắn về mục đích hoặc chủ đề của mình, hãy xem xét thông điệp nào bạn gửi cho khán giả của mình. 

Ví dụ, mục đích của bạn có thể là phân tích một vấn đề kinh doanh, giải thích kết quả của một dự án bạn đã làm hoặc cung cấp cho người giám sát của bạn một cái nhìn tổng quan về tiến độ công việc của bạn.

Bạn cũng có thể thấy được tính cấp thiết và quan trọng trong việc xác định đủ đề của báo cáo. Vì thế bạn hãy lưu ý phần mục này trong khi làm báo cáo công việc nhé.

>> Xem ngay: Mẫu CV tư vấn viên hot nhất hiện nay được nhiều người lựa chọn khi xin việc làm tư vấn.

2.2. Chọn lọc ngôn ngữ phù hợp trong báo cáo

Một mẫu báo cáo chuyên nghiệp, chất lượng để người đọc có thể hiểu hết được những nội dung có trong mẫu báo cáo thì bạn cần dùng ngôn ngữ, cách viết có chọn lọc trong mẫu báo cáo, đây là yếu tố liên quan đến kỹ năng mềm của người viết báo cáo.

Xem xét những gì khán giả của bạn sẽ biết, cũng như mức độ biệt ngữ mà họ sẽ hiểu. Khi viết báo cáo công việc, bạn thường có thể sử dụng ngôn ngữ và biệt ngữ chuyên nghiệp hơn so với khi viết cho công chúng.

• Ai sẽ đọc báo cáo của bạn? Bao gồm bất cứ ai có thể sử dụng hợp lý báo cáo trong đối tượng của bạn.

• Nếu bạn đang viết cho các loại độc giả khác nhau, hãy bao gồm tất cả thông tin cần thiết để người đọc ít hiểu biết nhất của bạn hiểu. Tuy nhiên, sử dụng các tiêu đề cho mỗi phần để người đọc được thông báo có thể bỏ qua thông tin dư thừa cho họ.  Bạn cũng có thể bao gồm các phần cho mỗi đối tượng để giải quyết mối quan tâm của họ.

Hãy là một người viết báo cáo thông minh và tự tạo cơ hội thăng tiến tốt nhờ mẫu báo cáo chất lượng và gây ấn tượng đặc sắc cho nhà tuyển dụng nhé.

2.3. Thu thập tài liệu liên quan hỗ trợ làm báo cáo

Để có được mẫu báo cáo chất lượng và đạt được kết quả tốt nhất thì bạn cần chuẩn bị kỹ càng về các tài liệu liên quan có thể hỗ trợ giúp bạn hoàn thành mẫu báo cáo tốt nhất. Lưu ý hãy sử dụng những tài liệu chất lượng và liên quan đến nội dung của báo cáo, tránh những nội dung lan man làm loãng thông tin quan trọng trong báo cáo.

Thu thập tài liệu liên quan hỗ trợ làm báo cáo

Bao gồm các tài liệu bạn đã sử dụng để đi đến kết luận của bạn hoặc phát triển các đề xuất của bạn. Bạn sẽ tham khảo các tài liệu này khi bạn chuẩn bị báo cáo, ngoài ra bạn có thể cần đưa chúng vào phần phụ lục của báo cáo. Dưới đây là các loại tài liệu bạn có thể bao gồm khi chuẩn bị báo cáo:

• Thông tin tài chính

• Biểu đồ

• Đồ thị

• Thông tin thống kê

• Khảo sát

• Bảng câu hỏi

• Phỏng vấn các chuyên gia, đồng nghiệp, khách hàng, v.v

Bạn làm được những điều này sẽ được cấp trên đánh giá rất cao về nội dung  chất lượng trong bản báo cáo, vì thế đừng bỏ qua những nội dung hữu ích trên để giúp bản báo cáo của bạn chất lượng hơn nhé.

2.4. Xem lại tiến trình viết báo cáo công việc

Một mẫu báo cáo cần có bố cục xúc tích rõ ràng, chính vì thế để tiến độ khi viết một mẫu báo cáo diễn ra chơn chu nội dung của bạn mới không bị trùng lặp và vấp. Hãy kiểm tra lại tiến trình khi viết mẫu báo cáo công việc của bạn.

Một báo cáo tiến độ tốt sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan nhất về công việc bạn đã làm, những gì bạn sắp làm tiếp theo và liệu dự án có đi đúng hướng hay không. Tốt nhất nên nghĩ về nó như một câu trả lời cho những câu hỏi mà mọi người có thể có về dự án của bạn. Dưới đây là những điều cần bao gồm trong báo cáo của bạn:

•Phạm vi dự án đã thay đổi?

• Những nhiệm vụ bạn đã làm kể từ báo cáo tiến độ cuối cùng?

• Nhiệm vụ nào bạn sẽ làm tiếp theo?

• Bạn đang đi đúng hướng để hoàn thành dự án đúng hạn? Nếu không, tại sao?

• Những trở ngại bạn đã gặp phải, và bạn sẽ vượt qua chúng như thế nào?

• Bạn đã học được bài học nào trong tháng này?

Hãy ghi nhớ những gạch đầu dòng tiên chúng sẽ hữu ích giúp bạn áp dụng thành công vào mẫu báo cáo của mình.

>> Tham khảo: Bạn có ý định tìm việc làm nhà hàng khách sạn gấp thì không thể bỏ lỡ hướng dẫn tạo CV nhà hàng khách sạn và những mẫu CV mới nhất mà timviec365 chia sẻ.

2.5. Lên dàn ý các thông tin cần đưa vào báo cáo

Không chỉ trong quá trình viết một mẫu báo cáo công việc mà cũng giống như trong quá trình làm văn bạn cần có ý tưởng và lên dàn ý cụ thể về những thông tin cần đưa vào trong báo cáo. Để có thể phân tích rõ ngay từ đầu những nội dung đó có hợp lý và xúc tích với nhau hay không. Đây là một trong những công đoạn quan trọng trong quá trình viết một mẫu báo cáo công việc mà bạn cần lưu ý.

Ghi lại ý tưởng của bạn trong một phác thảo lỏng lẻo để giúp hướng dẫn bài viết của bạn. Khi bạn phác thảo, phát triển các tiêu đề cho báo cáo của bạn để giúp bạn sắp xếp những gì bạn cần nói. Phác thảo của bạn không cần phải gọn gàng hoặc phát triển tốt, vì nó chỉ dành cho bạn sử dụng.

• Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ bắt đầu báo cáo của mình bằng cách giải thích kết quả, kết luận hoặc đề xuất của bạn. Sau đó, giải thích làm thế nào bạn đạt đến điểm này và lý luận của bạn, nếu có.

• Nếu bạn sắp đưa ra một kết luận hoặc khuyến nghị gây tranh cãi, hãy giải thích quy trình và lý luận của bạn trước để khán giả của bạn có thể hiểu lý do tại sao bạn đến với ý tưởng này.

Bạn không cần quá quan trong vấn đề lên dàn ý này, hãy phác thảo tất cả các nội dung mà bạn cho là liên quan đến nội dung của báo cáo, từ đó bạn có thể phân tích để loại bỏ và chọn lọc những yếu tốt chính và quan trọng nhất trong bài.

3. Soạn thảo báo cáo công việc

Sau khi lập dàn ý cho một mẫu báo cáo công việc xong, tiếp đến bạn cần soạn thảo chúng sao cho tối ưu, chất lượng và gây được ấn tượng tốt nhất với nhà tuyển dụng.  Dưới đây là một số cách viết giúp mẫu báo cáo của bạn chất lượng hơn.

Soạn thảo báo cáo công việc

3.1. Cách viết trang tiêu đề, tiêu đề của mẫu báo cáo công việc

Tiêu đề trong một mẫu báo cáo dài hoặc ngắn cũng là điểm nhấn đầu tiên, gây được sự chú ý của người đọc. Mà điểm nhấn đầu tiên thường rất quan trọng, chính vì thế yếu tố về cách viết chủ đề bạn cần chú ý rất nhiều. Sử dụng các tiêu đề rõ ràng để giúp người đọc của bạn điều hướng báo cáo dễ dàng hơn. Tạo các tiêu đề trực tiếp và thẳng vào vấn đề. Người đọc nên biết chính xác những gì báo cáo của bạn bao gồm.

• Các tiêu đề của bạn có thể bao gồm: Giới thiệu, Nhiệm vụ đã hoàn thành, Mục tiêu cho Quý tiếp theo, Trở ngại và Giải pháp và Kết luận.

• Điều chỉnh tiêu đề của bạn để phù hợp với thông tin trong báo cáo của bạn.

• Đối với báo cáo tiến độ, đối tượng của bạn có thể sẽ là người giám sát, nhóm hoặc khách hàng của bạn.

3.2. Cần biên tập một nội dung tóm tắt các tin quan trọng trong báo cáo

Vấn đề này sẽ áp dụng chủ yếu với mẫu báo cáo dài như báo cáo toàn bộ quá trình kết quả thi công dự án, báo cáo tình hình tài chính của công ty trong một năm… Những loại báo cáo dài này sẽ rất cần đến nội dung được tóm tắt thành một đoạn ngắn để người đọc có thể nắm bắt được thông tin quan trọng đang nói đến trong nội dung báo cáo.

Bao gồm kết luận, biện minh và khuyến nghị của bạn. Điều này cho phép ai đó hiểu những điểm chính của báo cáo của bạn mà không cần đọc toàn bộ bài viết. Bạn không cần phải viết một lời giải thích chi tiết, nhưng người đọc nên hiểu báo cáo nói về cái gì. Tóm tắt điều hành của bạn nên dài từ 0,5 đến 1 trang.

Bạn không cần phải tóm tắt toàn bộ báo cáo. Chỉ cần tập trung vào các ý tưởng quan trọng nhất trong báo cáo, chẳng hạn như các khuyến nghị hoặc kết luận chính mà bạn đang trình bày. Nếu bạn đang viết báo cáo tiến độ, bạn có thể bỏ qua phần này.

3.3. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu

Một lần nữa chúng tôi sẽ đi sâu vào vấn đề ngôn ngữ được sử dụng trong mẫu báo cáo công việc của bạn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, trực tiếp để truyền đạt ý tưởng của bạn. Một báo cáo công việc không cần bao gồm các từ lớn và câu sáng tạo. Bạn chỉ cần đưa quan điểm của bạn đến người đọc. Thể hiện ý tưởng của bạn bằng những từ đơn giản nhất có thể, đi thẳng vào vấn đề.

Bạn sẽ viết, "Doanh thu tăng 50% trong quý IV", thay vì "Doanh thu tăng vọt 50% để tạo thu nhập quý IV xuất sắc". Đây chính là những gì bạn cần hiểu. Hãy viết một mẫu báo cáo dễ hiểu vào thể hiện sự khéo léo trong ngôn từ của bản thân trước khi  đề cập đến vấn đề chất lượng và gây ấn tượng với cấp trên bằng các nội dung, khía cạnh khác.

3.4. Nội dung báo cáo ngắn gọn, súc tích

Nội dung báo cáo ngắn gọn, súc tích

Tiếp đến nội dung của một mẫu báo cáo cần ngắn gọn súc tích điều đó sẽ giúp mẫu báo cáo của bạn được đánh giá cao hơn rất nhiều. Sử dụng văn bản súc tích để giữ cho báo cáo của bạn ngắn gọn nhất có thể. Viết nhiều hơn mức cần thiết lãng phí cả thời gian của bạn và thời gian của độc giả. Cắt lông tơ và đi thẳng đến điểm của bạn.

• Hãy nhớ rằng một số báo cáo công việc có thể dài, vì chúng có thể bao gồm nhiều thông tin. Tuy nhiên, bài viết của bạn vẫn nên ngắn gọn.

• Bạn có thể viết, "Doanh số tăng trong quý vừa qua sau khi nhân viên bán hàng thực hiện cuộc gọi lạnh", thay vì "Chúng tôi đã thấy doanh thu tăng theo cấp số nhân trong quý bán hàng vừa qua khi những người bán hàng tài năng, tận tụy của chúng tôi bắt đầu gọi điện cho khách hàng tiềm năng yêu cầu họ mua nhiều sản phẩm hơn. "

3.5. Phát triển các ý tưởng trong nội dung báo cáo

Cuối cùng để tạo được ấn tượng rất tốt  hơn trong mẫu báo cáo cũng như thể hiện được năng lực của bản thân thì bạn cần phát triển các ý tưởng trong nội dung báo cáo tốt hơn. Thể hiện ý tưởng của bạn bằng cách sử dụng ngôn ngữ khách quan và phi cảm xúc. Bám sát sự thật và để người đọc rút ra kết luận dựa trên cái nhìn khách quan về chủ đề này. Mặc dù bạn có thể đưa ra các đề xuất về cách tiến hành một vấn đề, nhưng đừng cố gợi lên cảm xúc của người đọc để thuyết phục họ. Cho phép người đọc hình thành ý tưởng và đánh giá của riêng họ dựa trên cái nhìn khách quan về các sự kiện.

Thay vì viết, "Nhân viên phục vụ kém tinh thần, khiến văn phòng cảm thấy như một cỗ máy vô hồn", bạn có thể viết, "Nhân viên có số năng suất được đánh giá thấp hơn những người khác báo cáo cảm thấy thảnh thơi."

3.6. Kiểm tra lại báo cáo

Cuối cùng để bài viết chắc chắn đạt hiệu quả tốt hơn thì hãy kiểm tra kỹ lại tổng quan về báo cáo của bạn  về tất cả các nội dung bạn đang trình bày báo cáo. Đọc lại báo cáo của bạn để đảm bảo nó không chứa lỗi. Lỗi ngữ pháp và chính tả sẽ làm suy yếu tính chuyên nghiệp của báo cáo công việc của bạn. Điều cần thiết là bạn phải đọc qua báo cáo để đảm bảo rằng bạn không mắc lỗi chính tả, cụm từ kém hoặc sử dụng sai từ. Tốt nhất là đọc lại báo cáo của bạn ít nhất hai lần.

• Nếu bạn có thể, hãy nhờ người khác đọc lại báo cáo của bạn cho bạn, vì rất khó để phát hiện ra tất cả các lỗi của bạn.

• Nếu thời gian cho phép, hãy đặt báo cáo của bạn sang một bên trong ít nhất 24 giờ trước khi bạn đọc lại nó.

Những chia sẻ của chúng tôi trong bài viết trên hy vọng chúng hữu ích giúp bạn có thể viết được mẫu báo cáo công việc chất lượng và gây được ấn tượng tốt với cấp trên. Hãy chia sẻ những thông tin hữu ích trên đến bạn bè và người thân của bạn nhé. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.

>>> Tải mẫu báo cáo công việc tại đây: mau-bao-cao-cong-viec.doc

>